【人才发展】部门职能说明书模块的检查标准
作者:大术咨询 浏览次数:144次 发布时间:2023-09-20

部门职能说明书模块的检查标准

 

一、部门职能梳理

        部门职能说明书是公司管理的一个基础,起到起到承上启下的作用,咨询公司在帮助客户的做部门职能梳理时采用的操作步骤如下:

        (一)部门职能说明书操作的控制,按照流程操作,确认程序不可少。

        (二)态度:提交经深入讨论后尽可能完善的版本,一次性把事情做对,欲速则不达,保证每句话知其然知其所以然,撰写者首先保证看的懂,使用者方可操作。

        (三)使用工具《部门职能梳理表》、《职能存在问题汇总表》、《部门职能优化表》《职能地图和二级职能对照表》。

        (四)操作步骤:

        1.部门职能梳理培训,见培训PPT;(讲述理论基础、从业务角度描述部门职能及后续优化,调动业务部门业务思考)

        2.现有部门职能梳理理清,三级职能分解表和职能问题梳理表;(现状调研,如果基础不错的公司可以省略本步骤)

        3.讨论部门定位,修订部门名称;(从战略和价值链角度讨论部门定位,绘制价值链和公司核心职能地图《职能地图和二级职能清单》)

        4.汇总讨论职能交叉重叠问题,分析职能增删;(根据部门定位组织高管和中层确定职能调整和删减,同时根据调研和价值链分析,确定优化点,并进行对标)

        5.确定各部门二级职能清单并统一排序;(根据核心职能地图和删减确定各单元各部门二级职能清单并请高层确认)

        6.分解三级职能;(各部门根据职能标杆和职能清单、原有部门职能二次撰写部门职能说明书)

        7.职能与流程、授权匹配核对(环节备选,只有流程完善的公司)

        8.优化并细化职能(项目中和客户细化)

        9.上下级和项目组逐个职能逐条确认;

        10.调整汇编签字提交;

        11.编制职能优化报告并给出职能落地方案(见部门职能优化报告)。

二、部门职能存在的问题

        一般在给企业做完部门职能梳理以及岗位职责梳理培训之后,客户根据要求提交了成果文件。我们需要从格式、逻辑、内容三个方面去检查部门职能可能所存在的问题。

        (一)一个公司的管理规不规范,从文件故事就可窥其一斑,那么我们拿到客户的成果第一步先要检查部门职能说明书的格式。 在培训时,给各部门的模板都有严格的要求,需要各部门的按照模板格式和要求填写,不要使用各部门原有的版本。

        (二)部门职能分解的逻辑可以决定部门职能是否清晰、完整

        1.本部门二级职能间体现PDCA,重要的职责往前放;各二级职能分解后三级职能要体现逻辑性,体现PDCA;三级职能是二级职能的子集(符合金字塔原理)。如图所示

        2.上下级部门部门职能要体现层次性,体现管控。

        3.同一职能关联不同部门,要体现主责和配合,体现关联性(对照重要流程看职能和流程是否匹配,关键流程控制点是否能体现到部门职能里,分析各部门间管理报表信息,看是否体现输入输出)。

        (三)内容

        1.从价值链角度思考,即战略目标的实现对部门的核心要求角度确定部门定位,明确部门核心职能,明确部门存在的目的和核心职能是什么。

        2.部门职能分三大块,本部门核心职能、与其他部门关联或管理职能、各部门通用职能,核心职能是部门重点关注点,不能本末倒置,例如出现业务部门职能说明书没有销售执行只有客户维护等职能的问题。

        3.a.总结现有职能,理清、增删、细化;理清过程要按照《部门职能梳理表》进行梳理,分块分类归纳总结现有部门职能;增删是应用职能梳理表对部门职能进行分析,看哪些职能可以删除或弱化,记录在《部门职责优化表》由项目组与客户共同定夺,哪些职能要调整部门要讨论确定,哪些是要增加的在梳理表里用不同颜色标注,为便于管理可以用绿色标示当前确实马上要开展的职能,蓝色的是未来一段时间后要开展的职能;细化是按照PDCA和三级分解细化部门职能表述。b.职能增加体现优先级,根据业务增长侧重点确定增加内容和先后顺序,蓝色类职能往往要有行动计划。c.部门职能增加的来源于职能调整,以前客户的优秀经验总结,领先企业的对标,战略的需求等。

        4.内容简与繁的把握。部门职能说明书本身不能解决所有问题,要把握细致的度,能把问题说清楚就可以了,不怕三级职能细,但要保证三级职能之间都是一个层次性的,不多不少,不彼此包括(符合金字塔)。部门职能的运行要有岗位说明书、授权手册、流程的配套。

        5.分子公司内类似部门职能按照同样的二级职能名称排序,先共性,后个性;通用部分要统一,体现每个公司对各部门共同的要求,例如有的部门要求都做好资产管理,有的要求都做好部门预算等。

        6.最终的部门职能调整变动表要汇总,防止职责遗漏。